Web会議システム「Zoom(ズーム)」の導入方法 how-to-deploy-zoom

目次

  1. Zoomとは
  2. オンライン上でできること
  3. 導入方法 / ホストの事前準備
  4. 導入方法 / ゲストの事前準備
  5. 導入方法 / 使い方の流れ
  6. お役立ち情報
  7. 有料プランについて
  8. 注意点

1. Web会議システム「Zoom(ズーム)」とは

オンライン上でミーティングを開催できるWeb会議システムです。
以下のツールがあれば使い始める事ができます。

  • インターネットにアクセスできる環境
  • カメラ付きPC or スマートフォン or タブレット
  • マイク付きイヤホン(あると快適に会話ができる)

双方からのコミュニケーションが可能で、一対一でも、大人数の会議でも、充実したコミュニケーションが実現できます。

2. オンライン上でできること

無料プランにて、次の機能が使用できます

  • 自分の画面を参加者の端末に表示させながら話ができます
  • さらに、その共有した画面に対して注釈がつけられます(共有した側からも、された側からもつけられます)
  • 相手の画面をリモートで操作ができます ※ 相手の承認が必要になります
  • 通話の内容をレコーディングできる ※ローカル(端末)へ記録されます
  • 複数端末で会議をしても比較的、回線が安定 ※環境によります
  • 2端末なら、時間無制限で使用できます
  • グループミーティングも100名・40分迄可能
  • スマホやタブレットからでも参加できる
  • 重要な会議などの場合、ミーティングにパスワードをかけられる
  • Googleアカウント・Facebookアカウント、シングルサインオンでもサインイン可能
  • ゲストはサインイン不要

3. 導入方法 / ホストの事前準備

アプリのダウンロードと、サインイン

開催者を【ホスト】、招待される側を[ゲスト]と呼びます。Zoom会議の開催者【ホスト】はサインイン必須となります。

アプリのダウンロード
Zoomの公式サイト からアプリをダウンロードします。

サインイン

ダウンロードされたアプリを立ち上げて、サインインします。
サインインは、Googleアカウント・Facebookアカウント、シングルサインオンでも可能です。
いずれのアカウントもない場合は、【無料でサインアップ】からユーザー登録を行います。

オーディオとカメラの確認

サインインできたら、オーディオとカメラの確認を行います。
サインイン後の画面に、設定アイコンがあるのでクリックすると、別ウィンドウで設定画面が表示されます。
あるいは、メニューから
zoom.us > 設定
でも同様の画面が表示されます。

オーディオには、

  • スピーカー(相手の声を聞く)
  • マイク(自分の声を届ける)

の2種類があります。
それぞれ正常に動いているか、テストを行いましょう。

4. 導入方法 / ゲストの事前準備

アプリのダウンロード

用意してもらうものは、ホストと同様です。

  • インターネットにアクセスできる環境
  • カメラ付きPC or スマートフォン or タブレット
  • マイク付きイヤホン(なくても可)

ホスト同様、各自アプリをダウンロードしておくことも可能ですが、ゲストはホストが発行したURLで参加する際に、自動的にダウンロード することが可能です。

送られてきたURL(例:https://zoom.us/j/********* )をクリックすると、自動的にアプリのインストール画面に移動します。 2回目からは、インストールされているアプリが自動的に起動します。

インストールすると、最初にクリックしたURLに接続しようとするので、開催者に許可されるまで待機します。

『コンピューターオーディオに参加する』をクリックして基本的な接続は完了です。

5. 導入方法 / 使い方の流れ

使い方の一例を紹介します

  1. 【ホスト】が、Zoomを立ち上げ、サインインします
  2. 【ホスト】新規ミーティングをクリックします
  3. 【ホスト】『コンピューターオーディオに参加する』をクリックします
  4. 【ホスト】自分が画面に映ります。下のバーから『参加者』をクリックします
  5. 【ホスト】画面の右側に参加者の一覧が出るので『招待』をクリックします
  6. 【ホスト】表示された画面にある『招待リンクをコピー』をクリックし、招待したいメンバーに、コピーしたURLを送ります
  7. [ゲスト]ホストからURLが届いたら、クリックします。待機画面が表示されるので、【ホスト】が許可を出すまで待ちます
  8. 【ホスト】画面の右側の一覧に、参加者の名前が表示されるので『許可する』をクリックします
  9. 【ホスト】招待者が画面に表示され、会議をスタートできます
  10. [ゲスト]ホストが許可すると、自動的にミーティングに参加になります。『コンピューターオーディオに参加する』をクリックして、会議をスタートできます
  11. 会議を終了する時は・・・画面右下にある『終了』をクリックします。【ホスト】がクリックすると、『全員に対してミーティングを終了』となり、会議が終了します。
    ※[ゲスト]がクリックすると、本人のみ会議から『退出』となり、会議は継続されます

6. お役立ち情報

便利な知っておくと便利な機能に、以下のようなものがあります

  • 習得マスト、画面共有で情報共有
  • 背景隠しにも、自己紹介にも便利!バーチャル背景。
    ※ PCのOSによって使用できない場合があります
  • ゲストのマイクとカメラを制御するには
  • ビデオが固定表示されるスポットライトビデオ
  • 入退出の通知音を出す・会議室をロックする
  • 事前にミーティングURLを発行しておける(有料プランのみ)
  • 共同ホスト機能で作業分担(有料プランのみ)

以上の機能については以下の資料で詳しく解説しております!

7. 有料プランについて

有料プランがあります

ホストが有料プランを契約している場合、すべての参加者はそのプランの条件下で参加できます。

公式サイトのプラン紹介はこちら

様々な機能が追加されますが、大きなメリットには以下が挙げられます。

● 参加人数の上限がアップする
● クラウド上で動画を録画しエンコードできる
※ 端末に大容量の動画を保存しなくてもよくなる

8. 注意点

Zoomは比較的、データ通信量が抑えられていますが、Wi-Fi環境がない状況で通話される場合(スマホ・デザリングなどモバイル通信での接続)、長時間・連日使用になる場合は注意が必要です。

無料プランでは、3端末以上の会議は40分迄となります。

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